1.2.3. I programmi di produttività personale
Tra i programmi più diffusi ci sono i software di produttività personale, destinati a soddisfare le più comuni necessità durante il lavoro d’ufficio. Questi software costituiscono quelle che in gergo informatico vengono chiamate suite per ufficio. Office, ad esempio, è la suite per ufficio della Microsoft, che racchiude diversi software di produttività personale, come Word, Excel, PowerPoint e Access. LibreOffice, per fare un altro esempio, è una suite per ufficio aperta e opensource. Chiunque infatti può utilizzarla liberamente, senza alcuna restrizione o licenza, e può contribuire a svilupparla, proprio come abbiamo visto per il sistema operativo Linux.
Le suite per ufficio racchiudono dunque diversi software di produttività personale.
• Gli elaboratori di testo (o word processor) sono programmi di videoscrittura, con cui realizzare e stampare documenti elettronici. Possono essere impiegati sia per elaborare semplici documenti, come una breve lettera, sia per elaborare documenti più complessi e articolati, come una relazione scientifica di centinaia di pagine, nella quale mostrare grafici e tabelle. Gli elaboratori di testo inoltre dispongono di strumenti per modificare l’aspetto dei documenti, non soltanto per inserire testo, grafici, tabelle, e altri oggetti. Uno dei più diffusi elaboratori di testo è Word, racchiuso nella suite per ufficio Microsoft Office. Un altro elaboratore di testo è Writer, racchiuso nella suite per ufficio LibreOffice. Il sistema operativo Windows 11 include un elaboratore di testo per scrivere lettere, documenti di lavoro, e libri. Si tratta dell’applicazione WordPad, la quale nel tempo si è talmente evoluta, da poter essere considerata una versione ridotta di Word.
• I fogli elettronici (o spreadsheets) sono una particolare categoria di software, con cui eseguire calcoli complessi e archiviare dati. La caratteristica principale dei fogli elettronici è il loro aspetto. Sono simili a tabelle, le cui colonne e righe si intersecano, e così facendo creano un numero indefinito di celle. All’interno di queste celle, è possibile inserire numeri, testi, date e orari, ma anche formule matematiche, aritmetiche, finanziarie, contabili e commerciali. I fogli elettronici vengono inoltre impiegati per rappresentare graficamente i dati inseriti nelle loro celle, non soltanto per eseguire calcoli. Il foglio elettronico più diffuso è Excel, racchiuso nella suite per ufficio Microsoft Office. Un altro foglio elettronico è Calc, racchiuso nella suite per ufficio LibreOffice.
• Le suite per ufficio comprendono anche i software con cui realizzare presentazioni multimediali. Una presentazione è costituita da un insieme di diapositive (o slide), nelle quali inserire testi, immagini, grafici, ed elementi multimediali, come video, fotografie, filmati. Questi software sono utili non soltanto per realizzare diapositive, ma anche per proiettare davanti a un pubblico la propria presentazione. Una volta collegato il computer a un proiettore o a un altro dispositivo simile, questi software permettono di gestire lo svolgimento della presentazione, e pertanto includono comandi specifici per scorrere le diapositive e decidere come applicare effetti di transizione e animazioni in tempo reale. Sono dunque software che con il tempo
hanno acquisito funzioni sempre più avanzate. Da semplici strumenti per creare diapositive con cui esporre un progetto, una ricerca o un resoconto, sono diventati potenti mezzi con cui produrre veri e propri file multimediali. L’applicazione per realizzare presentazioni multimediali più diffusa è PowerPoint, racchiusa nella suite per ufficio Microsoft Office. Un’applicazione dello stesso tipo è Impress, racchiusa nella suite per ufficio LibreOffice.
• I database sono applicazioni con cui immagazzinare una grande quantità di dati (nomi, cognomi, indirizzi, date di consegna, codici clienti, ecc.). I database sono simili ai fogli elettronici, nelle cui celle è possibile inserire ogni tipo di informazione. Il loro punto di forza è la facilità con cui riescono a trovare le informazioni che ci occorrono. I database infatti racchiudono determinati strumenti per “interrogare” un archivio, ed estrapolare le informazioni che ci interessano. Access è il nome del database presente nella suite per ufficio Microsoft Office. Base è invece il nome dell’applicazione equivalente della suite per ufficio LibreOffice.